Управленческий баланс в 1С:УТ

Управленческий баланс - один из трех ключевых внутренних отчетов, дающий ответы на три важнейших вопроса: сколько денег вложено в бизнес, откуда они взялись (пассивы) и куда они направлены (активы).

Для эффективного управления компанией руководителю крайне важно быстро понять, как обстоят дела с ее финансовым состоянием. Управленческий баланс разработан таким образом, чтобы предоставлять финансовую информацию в режиме реального времени с приемлемой погрешностью, позволяя менеджерам принимать своевременные решения, способствующие поддержанию финансовой стабильности компании.

Управленческий баланс: что такое и зачем нужен?

Управленческий баланс - это важнейший финансовый инструмент, дающий подробный обзор финансового положения компании. В отличие от стандартных балансовых отчетов, используемых для внешней отчетности, управленческий баланс предназначен для внутреннего использования, помогая менеджерам принимать обоснованные решения о финансовом состоянии компании. Он объединяет ключевые финансовые данные из отчета о движении денежных средств и отчета о прибылях и убытках, используя метод двойной бухгалтерии для обеспечения точности.

Ключевые компоненты:

1. Активы. Этот раздел показывает, куда вложены деньги компании, включая денежные средства, товарно-материальные запасы, дебиторскую задолженность и другие ресурсы. Он дает представление о том, чем владеет компания.
2. Обязательства. Эта часть содержит подробную информацию об источниках финансирования компании, включая кредиты, долги и другие обязательства. Она помогает понять, какая часть активов компании финансируется за счет заемных средств по сравнению с собственным капиталом.
3. Собственный капитал. Представляет собой инвестиции владельца в компанию и нераспределенную прибыль. Он показывает чистую стоимость компании после учета всех обязательств.

Читайте также: Управленческий учет в 1С:Управление торговлей (УТ)

Почему это важно?

• Принятие решений в режиме реального времени. Управленческий баланс предоставляет актуальную финансовую информацию, позволяя менеджерам принимать своевременные решения для поддержания финансовой стабильности компании.
• Обнаружение ошибок. Поскольку в балансе используется двойная запись, он позволяет проводить перекрестную проверку данных, что помогает выявлять и исправлять ошибки в учете.
• Оценка финансовой стабильности. Рассчитывая такие коэффициенты, как коэффициент финансовой устойчивости и коэффициент финансовой зависимости, менеджеры могут определить, насколько компания зависит от заемных средств, и оценить риск неплатежеспособности.

Предположим, что ваша компания сильно зависит от краткосрочных кредитов. Проанализировав управленческий баланс, вы сможете выявить этот риск и предпринять шаги по повышению финансовой стабильности, например, пересмотреть условия займов или привлечь большее финансирование за счет собственных средств. Балансовый отчет поможет вам понять не только то, чем владеет ваша компания, но и то, как эти активы финансируются, что даст вам более четкое представление о вашей финансовой устойчивости.

Хотя многие компании по-прежнему полагаются на электронные таблицы для отслеживания финансов, такой подход может быть чреват ошибками и неэффективностью. Специализированная система учета, такая как 1С:Управление торговлей (УТ), позволяет автоматизировать ввод данных и подготовку отчетности, снижая риск ошибок и предоставляя более достоверную информацию в режиме реального времени. Использование такого программного обеспечения позволяет оптимизировать процессы управленческого учета и улучшить процесс принятия решений.

Читайте также: Как составить управленческий баланс

В целом, управленческий баланс — это важный инструмент для понимания и контроля финансовой динамики вашего бизнеса. Он помогает принимать обоснованные решения на основе точной и актуальной финансовой информации.

Обзор отчета «Управленческий баланс» в 1С:Управление торговлей 11 (УТ)

Структура отчета

Структура отчета «Управленческий баланс» состоит из статей активов и пассивов, объединенных в категории. Эти категории можно найти в разделе Финансовые результаты и контроллинг > Управленческий баланс > Статьи активов и пассивов. Порядок следования этих статей и групп определяется иерархией в этом списке.

Порядок можно изменить с помощью кнопок «Переместить элемент вверх» и «Переместить элемент вниз» или путем изменения настроек группировки в карточках элементов.

Источники формирования данных

Управленческий баланс строится по системе двойной записи в регистре «Активы и пассивы» в соответствии со встроенной моделью учета. По мере обработки документов, отражающих операции, соответствующие статьи активов и обязательств автоматически обновляются в регистре. В некоторых случаях вы можете вручную указать конкретные статьи активов и пассивов.

Раздел «Активы»

Блок «Денежные средства». Отображает данные об остатках денежных средств, включая суммы в рублях и иностранной валюте, векселя, инвестиции, депозиты и средства в подотчетных лицах.

Дебиторская задолженность. Показывает требования организации к третьим лицам, включая платежи за товары, оказанные услуги, предоплату и выданные займы.

Блок «Товары». Предоставляет данные о стоимости готовой продукции, отгруженных товаров, товаров в пути, а также запасов сырья и материалов.

Расходы текущего периода. Отображает расходы, связанные с товарами, прочие расходы текущего периода и расходы будущих периодов.

Раздел «Пассивы»

Отложенные налоговые обязательства. Отображает данные о налоговых обязательствах, неоплаченных лизинговых суммах, начисленной заработной плате, налогах, нераспределенной прибыли и займах владельца.

Кредиторская задолженность. Показывает обязательства, включая долгосрочную и краткосрочную кредиторскую задолженность, платежи за поставленные товары и услуги и прочие обязательства.

Чтобы обеспечить точность данных в управленческом балансе, необходимо выполнить процедуру закрытия месяца. Если в вашей организации в регламентированном и управленческом учете используются разные валюты, суммы в отчете будут отражаться по курсу на дату операции, что может привести к расхождениям из-за колебаний курсов валют.

Ввод статей активов и пассивов

Для операций, которые не охватываются стандартными механизмами учета, пользователи могут создавать собственные статьи активов и обязательств. Такие пользовательские элементы не будут отмечены в списке «желтой точкой». При добавлении нового элемента необходимо задать имя, группу, тип, аналитику и указать, должен ли элемент отображать обороты в управленческом балансе.

Отражение движения прочих активов и пассивов

Некоторые операционные документы позволяют выбирать статьи активов и обязательств вместо статей доходов и расходов. Примеры включают:

• Покупка и продажа услуг или других активов
• Поступления и списания неденежных средств
• Поступления и выплаты денежных средств

Кроме того, два документа помогают отражать другие начисления:

1. Отражение прочих доходов и расходов. Позволяет осуществлять двойную запись между статьями активов и обязательств, а также статьями доходов и расходов.
2. Движение прочих активов и обязательств. Корректирует суммы в статьях активов и обязательств за счет других статей или путем влияния на доходы и расходы. Этот документ обновляет соответствующие регистры оперативного учета.

Расшифровка данных по статьям баланса

Чтобы проанализировать конкретные статьи баланса, просто дважды щелкните по любой ячейке. В результате будет сформирована карточка актива или пассива или дополнительный отчет, относящийся к данной статье. Например, вы можете получить доступ к таким отчетам, как кассовая ведомость, ведомость учета денежных средств у подотчетных лиц, ведомость расчетов с покупателями и поставщиками, расчеты по продажам между организациями, себестоимость товаров, доходы и расходы.

Например, чтобы сформировать отчет «Ведомость товаров», дважды щелкните по строке «Товары» в управленческом балансе. Этот отчет можно просмотреть в валюте управленческого учета, как с НДС, так и без него.

Кроме того, щелкнув правой кнопкой мыши на любой ячейке в балансовом отчете, можно вызвать контекстное меню, которое включает стандартные команды, такие как «Декодировать».

Важно отметить, что большинство предопределенных статей активов и обязательств настроены без аналитики, а значит, в управленческом балансе аналитика отображаться не будет. Обычно рекомендуется не изменять предопределенные статьи.

При создании новой статьи у пользователей есть возможность включить аналитику для статей актива и пассива. Отследить движение этих аналитик можно с помощью отчета «Оборот и баланс активов и пассивов», расположенного в разделе «Финансовые результаты и контроллинг» > «Отчеты о финансовых результатах» > «Управленческий баланс».

Если вам требуются нестандартные настройки, в том числе дополнительная аналитика, рекомендуем обратиться за помощью к специалистам Первого Бита.

Отражение НДС

В управленческом балансе остатки товаров показываются в валюте управленческого учета, включая НДС. Основные средства показываются без НДС. Платежи, связанные с НДС, отслеживаются в отдельной статье «Налоги», и эти платежи должны периодически выверяться с помощью документа «Движение прочих активов и обязательств».

Правила формирования управленческого баланса в УТ

Доступ к отчету «Управленческий баланс» можно получить через раздел «Финансовые результаты и контроллинг» > «Отчеты по финансовым результатам» > «Управленческий баланс».

Если данные управленческого баланса ранее не велись в системе, вам необходимо выполнить первоначальную настройку данных. Для этого необходимо запустить обработку, которая запускается при включении опции в разделе НСИ и администрирование > Финансовые результаты и контроллинг > Финансовые результаты > Сформировать управленческий баланс.

Отчет «Управленческий баланс» предлагает следующие варианты:

• Управленческий баланс. Отображает подробные данные за различные периоды времени (месяц, квартал, полугодие, год) с возможностью фильтрации по организациям и видам деятельности.
• Управленческий баланс по организациям. Предоставляет подробную разбивку по организациям за определенный период с возможностью фильтрации по направлениям деятельности.

Эти параметры можно выбрать в заголовке отчета. С помощью кнопки Настройки вы можете настроить отчет в соответствии с вашими потребностями.

Вид «Простой» предлагает следующие настройки:

• Выводить обороты по статьям. Отображает все обороты по статьям активов/пассивов с установленным флагом «Выводить обороты».
• Группировать по активам/пассивам. Разделяет активные и пассивные статьи на разные секции в зависимости от их остатков.
• Валюта отчета. Управленческий баланс ведется в валюте управленческого учета, но вы можете выбрать другую валюту в настройках отчета, чтобы пересчитать суммы на дату отчета.
• Подразделы. Позволяет выбирать и фильтровать данные по подразделениям. Вы можете настроить эти параметры в окне Подразделения.
• Выходной заголовок для печати и выходные фильтры. Дополнительные параметры настройки для форматирования отчета.

Вид «Расширенный» предоставляет более широкие возможности настройки, включая:

• Применение определенных фильтров к данным.
• Более детальное изменение структуры отчета.

После создания управленческого баланса можно создать отчеты, которые позволят более детально проанализировать каждую статью.

• Остатки по активным статьям. Отображаются без скобок.
• Остатки по пассивным статьям. Отображаются в скобках.

Чтобы углубиться в детали управленческого баланса, используйте отчет «Активы и пассивы по обороту и зарплате» (находится в разделе Финансовые результаты и контроллинг > Отчеты о финансовых результатах > Управленческий баланс). Этот отчет содержит подробную информацию об остатках на начало и конец отчетного периода, а также обороты по статьям актива и пассива с аналитикой, если применимо.

Механизм Контроля баланса гарантирует, что к моменту составления отчета (после закрытия месяца) все управленческие проводки по активам и пассивам сбалансированы с помощью двойной бухгалтерской записи (т. е. сумма всех доходов равна сумме всех расходов). Проводки управленческого учета записываются как «сложные проводки», где одному расходу (кредиту) может соответствовать несколько доходов (дебетов), или наоборот.

Если при анализе итоговой строки в отчете Контроль баланса вы обнаружите расхождения, обратите внимание, что в отчете отображаются данные только за выбранный период. Если расхождения возникли в предыдущем периоде, отчет может оказаться пустым. В таких случаях следует продлить отчетный период, чтобы получить соответствующие данные.

Преимущества и недостатки ведения управленческого баланса в УТ

Ведение управленческого баланса в 1С:УТ (1С:Управление торговлей) имеет ряд стратегических преимуществ для предприятий, которые хотят быть в курсе своего финансового состояния и результатов деятельности.

Отчетность в режиме реального времени. Одно из главных преимуществ управленческого баланса в УТ - возможность генерировать отчеты в любое время и за любой нужный период. Такой доступ к финансовым данным в режиме реального времени позволяет руководителям компаний оперативно принимать взвешенные решения, не дожидаясь финансовых отчетов по итогам месяца или года. Возможность создавать такие отчеты по требованию особенно полезна для компаний, которым необходимо быстро реагировать на изменения на рынке или внутренние финансовые сдвиги.

Детальная финансовая информация. Управленческий баланс предоставляет всестороннюю разбивку финансовых показателей, которые можно просмотреть в нескольких разделах. К ним относятся:

• Активы и пассивы. Основные компоненты любого баланса, показывающие, чем владеет и что должна организация.
• Направления деятельности. Позволяет увидеть финансовые показатели по различным сегментам бизнеса.
• Группы статей и подстатей. Помогают разбить финансовые данные на более подробные детали.
• Подразделения и аналитика. Предлагает информацию на уровне подразделений, давая более четкое представление о том, какие области бизнеса работают хорошо или нуждаются в улучшении.

Такое детальное представление помогает менеджерам и финансовым специалистам более эффективно отслеживать движение денег, запасов и других ресурсов.

Точность данных. Управленческий баланс в УТ играет решающую роль в выявлении расхождений в финансовых данных. Сравнивая различные разделы баланса, предприятия могут обнаружить ошибки или несоответствия, которые в противном случае могли бы остаться незамеченными. Эта возможность обеспечивает точность финансовых записей, снижая риск финансовых злоупотреблений и повышая общую целостность данных.

Оценка эффективности. Правильно составленный управленческий баланс позволяет тщательно оценить, насколько эффективно организация управляет своими ресурсами. Это включает в себя:

• Управление активами. Мониторинг того, насколько эффективно используются активы компании.
• Управление обязательствами. Обеспечение того, чтобы компания не была чрезмерно закредитована и не подвергалась чрезмерному финансовому риску.
• Движение денежных средств. Отслеживание притока и оттока денежных средств для обеспечения ликвидности.
• Дебиторская и кредиторская задолженность. Отслеживание задолженности по платежам и инкассации для поддержания здорового денежного цикла.

Оперативное и краткосрочное управление. Балансовый отчет также позволяет проводить анализ с операционной точки зрения. Это означает, что компании могут сосредоточиться на краткосрочных управленческих решениях, не упуская из виду общий баланс между активами и пассивами. Равенство между активами и пассивами - это ключевой принцип, который остается неизменным, обеспечивая сбалансированное финансовое положение предприятия.

Несмотря на то, что управленческий баланс в УТ обладает многочисленными преимуществами, его эффективность зависит от правильной настройки и регулярного обслуживания. При правильном использовании он может стать мощным инструментом для финансового планирования, анализа и принятия решений. Однако, чтобы получить максимальную выгоду от его использования, компании должны убедиться, что их финансовые данные актуальны и что они полностью используют возможности системы.

Заключение

В заключение следует отметить, что управленческий учет в 1С:Управление торговлей (УТ) является важнейшим инструментом, позволяющим предприятиям в режиме реального времени получать четкое представление о своем финансовом состоянии. Он дает подробное представление об активах, обязательствах, движении денежных средств и общих финансовых показателях, позволяя своевременно принимать взвешенные решения.

Возможность генерировать отчеты по требованию в сочетании с гибкостью анализа данных по различным разделам и сегментам делает его ценным ресурсом как для оперативного, так и для стратегического управления. При правильном использовании управленческий баланс в 1С:УТ может значительно повысить финансовую точность, эффективность и контроль в организации.