Для растущего бизнеса эффективное финансовое планирование имеет решающее значение, чтобы всегда иметь средства для покрытия расходов. Платежный календарь в 1С поможет вам прогнозировать входящие и исходящие платежи, предотвращая дефицит денежных средств.
Этот инструмент дает представление о потенциальных кассовых разрывах, позволяя управлять будущими платежами в режиме онлайн. В платежном календаре можно легко настроить сроки поступления и выплаты средств, а также перевести деньги между расчетным и кассовым счетами.
Платежный календарь в 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) - это надежный инструмент, призванный помочь предприятиям эффективнее управлять денежными потоками. Интегрируя финансовое планирование с ежедневными операциями, он позволяет предприятиям опережать свои финансовые обязательства и избегать дефицита денежных средств. Ниже мы подробно рассмотрим его функциональные возможности и то, как вы можете использовать его для оптимизации управления финансами.
Зачем нужен календарь платежей в УНФ?
Управление расходными заявками. Вы можете создавать и отслеживать заявки на расходы в системе, обеспечивая учет всех запланированных трат. Эта функция необходима для контроля над расходами вашей компании.
Координация заявок на расходы. Запросы на расходы могут быть скоординированы и утверждены соответствующими заинтересованными сторонами, что гарантирует, что все расходы будут должным образом проверены перед обработкой. Это повышает уровень контроля и прозрачности процесса управления финансами.
Планирование поступлений и платежей. Платежный календарь позволяет планировать входящие поступления, включая оплату заказов клиентов, а также исходящие платежи поставщикам. Это поможет вам прогнозировать движение денежных средств и эффективнее управлять ликвидностью.
Управление платежными разрывами. Календарь дает четкое представление о потенциальных платежных разрывах, помогая вам предвидеть периоды, когда ваш денежный поток может быть затруднен. Такой упреждающий подход позволяет заранее предпринять корректирующие действия, например, перенести платежи или обратиться за дополнительным финансированием.
Резервирование средств. Вы можете резервировать средства под конкретные запросы, обеспечивая приоритетность критически важных платежей и выделение средств там, где они больше всего нужны. Это поможет избежать неожиданной нехватки средств для важных операций.
Роли и разрешения пользователей. Поскольку финансовое планирование связано с конфиденциальными данными и полномочиями по принятию решений, очень важно установить соответствующие роли и разрешения для пользователей:
- Назначьте определенную роль пользователям, ответственным за планирование и управление платежами. Это гарантирует, что только уполномоченный персонал сможет планировать и корректировать графики платежей, снижая риск ошибок или несанкционированных изменений.
- Отдельная роль должна быть назначена пользователям, которые имеют право утверждать расходы, превышающие доступные остатки. Эта роль добавляет уровень контроля для предотвращения несанкционированного перерасхода средств.
Особенности планирования денежных средств в 1С:УНФ
Отсутствие сложной сверки. Система упрощает процесс сверки, не требуя детальной сверки платежей и поступлений. Это призвано упростить работу, хотя для компаний с более сложными финансовыми операциями может потребоваться тщательный ручной контроль.
Отсутствие проверки превышения заказа. Система не проверяет автоматически перерасход средств по заказам клиентов или поставщиков. Это означает, что если вы превысите запланированные суммы, система не отметит эти проблемы. Поэтому для предотвращения перерасхода или недополучения средств может потребоваться ручной мониторинг или дополнительные средства контроля.
Платежный календарь в 1С:УНФ - мощный инструмент для предприятий, стремящихся улучшить финансовое планирование и управление денежными потоками. Используя его возможности, вы сможете лучше контролировать свои финансовые операции, минимизировать перебои в движении денежных средств и обеспечить финансовое благополучие своего бизнеса.
Настройка платежей
Чтобы начать настройку платежей, перейдите в раздел Настройки > Дополнительные возможности > Деньги > Планирование и включите опции «Календарь платежей» и «Резервные деньги».
Эти функции позволят вам создавать заявки на расходы и управлять календарем платежей. Система поможет вам выявить дефицит бюджета до того, как он превратится в проблему.
Давайте рассмотрим пример: представьте, что у вас запланирован платеж в размере 1 200 000 рублей на 10 декабря, но ваш текущий баланс составляет всего 900 000 рублей. В этом случае система предупредит вас о дефиците. Вы можете решить эту проблему несколькими способами: запланировать перевод оставшихся 300 000 рублей с другого счета или договориться с поставщиком об отсрочке платежа до поступления дополнительных средств. Система позволяет обновлять дату платежа в календаре, что поможет вам избежать овердрафта или штрафов.
Еще одна ценная функция - отображение предыдущих платежей. Если эта функция отключена, вы можете пропустить платежи за предыдущие периоды, что увеличивает риск забыть оплатить товары или услуги. Как правило, лучше держать эту опцию включенной, регулярно пересматривая и удаляя устаревшие запросы, чтобы избежать ненужного беспорядка.
Кроме того, система позволяет сортировать запросы на оплату по их статусу - «Одобрено» или «Не одобрено». Это особенно полезно для бухгалтеров, поскольку позволяет им сосредоточиться только на одобренных запросах, что гарантирует отсутствие несанкционированных платежей. Вы также можете настраивать отчеты, делая их настолько подробными или краткими, насколько это необходимо.
Также, если в начале месяца вы совершили платежи, которые необходимо отследить, включите опцию отображения предыдущих платежей, чтобы эти операции были видны. Это позволит вам не пропустить важные платежи и сохранить четкий финансовый обзор. Регулярно обновляя запросы и удаляя неактуальные, вы сохраните свою платежную систему организованной и эффективной.
Работа с платежным календарем в УНФ - основные возможности
Финансовое планирование в 1С:УНФ позволяет создавать основные финансовые отчеты, включая плановый отчет о прибылях и убытках, плановый отчет о движении денежных средств и плановый баланс. Эти отчеты позволяют сравнить ожидаемые и фактические результаты, что дает ценную информацию о финансовых показателях вашего бизнеса.
Ключевые особенности финансового планирования
Детальный учет по проектам и отделам. Система позволяет создавать детальные финансовые планы по отдельным проектам или отделам. Например, если вы управляете сетью кафе, вы можете создать отдельные финансовые планы для каждой точки, например, кафе в Саратове и кафе в Тольятти. Аналогично, в строительной отрасли вы можете выделить бюджеты для нескольких проектов и отслеживать расходы по каждому из них.
Вложенность планирования. Вы можете структурировать свое финансовое планирование путем вложения проектов и подразделений, создавая более организованное и иерархическое представление о бюджете.
Общий баланс. Баланс в 1С:УНФ не детализируется по проектам или отделам, а консолидируется на уровне организации. Это связано с тем, что системе и даже пользователям может быть сложно распределить конкретные суммы по определенным статьям расходов или подразделениям без двусмысленности.
Бюджет отражает анализ бизнеса. Бюджет в 1С:УНФ включает только те показатели, которые являются частью бизнес-анализа. Нельзя планировать то, что невозможно отследить в дальнейшем, поэтому перед созданием бюджета необходимо установить бизнес-показатели (такие как доходы, расходы, движение денежных средств и статьи баланса).
Модель планирования с тремя отчетами. Планирование в 1С:УНФ - это не традиционное бюджетирование, а модель, основанная на трех основных финансовых отчетах: прибыли и убытках, движении денежных средств и балансе.
Настройка финансового планирования
Чтобы включить финансовое планирование в 1С:УНФ, перейдите в раздел Настройки > Дополнительные параметры > Компания и отметьте опцию «Бюджетирование» в блоке «Планирование». Включение этой функции позволит вам создавать финансовый план для вашего бизнеса и контролировать его выполнение.
После активации бюджетирования в разделе «Компания» в подразделе «Развитие бизнеса» появятся новые опции, а именно «Бюджеты» и «Бизнес-показатели». Прежде чем устанавливать планы и создавать бюджет, убедитесь, что такие бизнес-показатели, как «Доходы», «Расходы», «Денежный поток» и «Баланс», правильно настроены.
Настройка бизнес-показателей
Чтобы обеспечить точное финансовое планирование, бизнес-показатели должны соответствовать фактическим доходам и расходам, отраженным в оборотно-сальдовой ведомости. Например:
- Аренда должна быть указана как расход в ваших бизнес-показателях.
- Заработная плата также должна быть отражена как расход.
- Любые новые статьи доходов или расходов должны быть добавлены в бизнес-показатели заранее.
Неправильная настройка этих показателей может привести к появлению некорректных отчетов и недостоверных данных.
Отчет «Денежные поступления»
Отчет «Денежные поступления» разделен на четыре раздела, каждый из которых представляет различные виды финансовой деятельности:
- Операционная деятельность. Включает рутинные ежедневные операции, такие как выплата зарплаты и платежи поставщикам.
- Инвестиционная деятельность. Охватывает инвестиции в оборудование, недвижимость или приобретение бизнеса.
- Финансовая деятельность. Включает кредиты, займы, погашение кредитов и получение дивидендов.
- Движения ДДС. Отслеживает внутренние перепродажи и другие внутренние финансовые движения.
Отчет «Баланс»
Отчет «Баланс» отражает все статьи баланса, показывая, что остается в активах и пассивах после закрытия месяца. Вы можете проверить наличие расхождений, сравнив его с отчетом «Бизнес-анализ» - если баланс показывает 0, значит, все в порядке; если есть цифры, возможно, есть проблемы и нужна дополнительная сверка показателей.
Заключение
Платежный календарь в программе 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) - важнейший инструмент для эффективного управления финансами, позволяющий предприятиям малого и среднего бизнеса прогнозировать движение денежных средств, управлять платежами и избегать кассовых разрывов. Используя его возможности, такие как планирование платежей в режиме онлайн, распределение средств и отслеживание финансовых операций, предприятия могут поддерживать финансовую стабильность и принимать взвешенные решения.
Правильная настройка ролей и разрешений пользователей имеет решающее значение для обеспечения бесперебойной работы и точного финансового планирования. В целом, платежный календарь помогает предприятиям следить за своими финансами и обеспечивать своевременную оплату обязательств.
