Кассовый разрыв – неприятная ситуация, столкнуться с которой может любая компания. Но чтобы этого избежать есть проверенный инструмент финансового учета – платежный календарь. Он позволяет проанализировать текущую финансовую ситуацию и спланировать все будущие расходы, особенно в периоды экономической нестабильности. Благодаря платежному календарю вы сможете уверенно запускать новые проекты и избежать ситуации, когда на счету останется ноль.
В этой статье подробно разберем, что такое платежный календарь, как его правильно составить и как он помогает бизнесу избежать финансовых проблем.
Для чего нужен платежный календарь
Платежный календарь – это эффективный инструмент для управления финансами компании. Он представляет собой таблицу со всеми ожидаемыми поступлениями и платежами с привязкой к датам. Платежный календарь объединяет все финансовые обязательства, такие как уплата налогов, зарплата, взаиморасчеты с партнерами, оплата коммунальных услуг и аренды, в единую систему.
Платежный календарь в БИТ.ФИНАНС
С помощью календаря бизнес может точно просчитать и оптимизировать как доходы, так и расходы. Главная цель его использования – обеспечить ликвидность компании и предотвратить появление кассовых разрывов.
Кассовый разрыв – недостаток денежных средств у предприятия, необходимых для своевременной и полной оплаты расходов.
Пример возникновения кассового разрыва
Для чего нужен платежный календарь:
- Планирование всех выплат (особенно, когда предстоят крупные траты)
- Прогнозирование поступления денег на расчетный счет
- Определение гибкости сроков платежей
- Управление дебиторской и кредиторской задолженностью
- Управление свободными денежными средствами
Платежные календари могут быть разных видов и зависят от назначения:
|
Налоговый платежный календарь |
Служит для отслеживания сроков уплаты налогов. Дата оплаты устанавливается на последний день отчетного периода. |
|
Платежный календарь дебиторской задолженности |
Даты совпадают с указанными в договорах с контрагентами, а даты поступления фиксируются при фактическом зачислении средств на счет. |
|
Платежный календарь отдельного проекта |
Учитывает денежные потоки в рамках одного инвестиционного проекта. |
|
Зарплатный платежный календарь |
Необходим для компаний с многоуровневым графиком выплаты зарплат. |
|
Платежный календарь производственных резервов |
Приоритетность платежей определяется в соответствии с планами закупок. Аналогичный документ составляется для расчетов с поставщиками. |
|
Платежный календарь управленческих расходов |
Включает суммы, необходимые для оплаты лицензий, текущих офисных расходов, командировок и многого другого. Суммы определяются бюджетами, а сроки согласовываются с соответствующими подразделениями. |
|
Платежный календарь реализации продукции |
Состоит из двух разделов. Первый отслеживает входящие платежи, а второй – расходы, связанные с реализацией продукта. |
Платежный календарь нужен любой компании независимо от размера, правовой формы и сферы деятельности. За заполнение платежного календаря, как правило, отвечают бухгалтеры, финансовые менеджеры или казначеи (реже – собственники).
Преимущества и недостатки платежного календаря
Планирование и управление платежным календарем может вызвать сложности:
Во-первых, составление платежного календаря – трудоемкий и сложный процесс, требующий времени и внимания к деталям; велика вероятность совершить ошибку особенно при ручном учете.
Во-вторых, платежный календарь необходимо постоянно обновлять и корректировать, так как ситуация в бизнесе может меняться.
В-третьих, метод ручного учета платежей в Exсel не подходит крупным компаниям: управление платежным календарем становится неэффективным, в случае ошибки потребуется много времени для ее поиска, и, кроме того, сам формат формирования документа заранее ограничен определенным набором данных.
Преимуществ у платежного календаря гораздо больше, чем недостатков. К ним относятся:
Устранение финансовых затруднений. Платежный календарь помогает избежать ситуации, когда вам нужно оплатить счета, а деньги еще не поступили на счет.
Продуманное планирование расходов. Вы сможете просчитать и запланировать все свои расходы на предстоящий период: кредиты, зарплату сотрудникам, налоговые платежи и расчеты с поставщиками.
Контроль над поступлением средств. Платежный календарь предоставит полную картину поступления денег от покупателей, что позволит лучше управлять денежными потоками.
Прозрачность финансовой ситуации. Вы всегда будете знать, какая сумма и когда может быть выведена, что повышает прозрачность финансовых операций.
Экономия на процентах и штрафах. Благодаря четкому планированию платежей в платежном календаре, вы никогда не забудете о сроках оплаты и сможете избежать начисления процентов по кредитам и штрафов за просрочку.
Укрепление деловой репутации. Вовремя оплачивая по обязательствам, вы демонстрируете себя как надежного партнера: налоговые органы довольны, клиенты и партнеры остаются лояльными.
Кроме того, грамотное распоряжение свободными средствами может принести дополнительный доход. Его можно направить на дивиденды, развитие бизнеса, премии сотрудникам или корпоративные мероприятия.
Отличия платежного календаря от БДДС
Не стоит путать платежный календарь с бюджетом движения денежных средств (БДДС). В таблице разберем ключевые отличия:
|
Параметр |
БДДС |
Платежный календарь |
|
Цель формирования |
Нужен, чтобы спрогнозировать и сбалансировать денежные потоки в целом по компании. |
Носит тактический характер и нужен, чтобы обеспечить выполнение обязательств в ближайшее время и не забыть оплатить счета. |
|
Период планирования |
Охватывает длительный период, например квартал или год. |
Составляется на месяц — по каждому дню. Это связано с тем, что любой платеж нужно совершить до конкретной даты. Разработка документа на более отдаленный срок не имеет смысла. |
|
Корректировка |
В бюджетах организации стремятся минимизировать количество корректировок, считая это показателем эффективности процесса бюджетирования. Может быть составлен один раз и действовать в течение определенного периода. |
Чтобы обеспечить точность расчетов, требует постоянного обновления и приведения плановых остатков к фактическим. Погрешность в 1% при работе с миллионными суммами может привести к значительным финансовым потерям. |
|
Детализация |
Финансовые потоки планируются укрупненно: распределяются без привязки к датам и без уточнения контрагентов или счетов. |
Содержит детализированную информацию: разделение по контрагентам, видам оплачиваемых услуг, наименованию расчетных счетов и т.д. |
Чтобы увидеть полную финансовую картину целесообразно связать платежный календарь с БДДС, то есть сначала необходимо составить БДДС, как основу для планирования платежей, а затем и платежный календарь.
Как составить платежный календарь денежных средств
Для полноценной системы финансового планирования необходима серьезная работа по внедрению методологии учета: создание отчетных форм, внедрение процедур и т.д. Однако, если вы только начинаете этот процесс, не стоит сразу же пытаться составить сложные письменные инструкции по работе с договорами, счетами и платежами.
Планирование платежного календаря включает 4 этапа:
- Соберите все счета и договоры, предусматривающие расходы, не забыв о предоплатах и зарплате.
- Составьте список платежей, которые нужно осуществить в ближайшие две недели.
- Оцените список по приоритетам: срочности и важности.
- По мере изменений обновляйте список: удаляйте оплаченные счета и добавляйте новые.
Ежедневное выполнение этих действий позволит вам уже через месяц четко представлять суммы и сроки регулярных расходов, а появление неожиданных счетов не станет для вас сюрпризом. Чем более детальным будет календарь, тем нагляднее он будет и тем удобнее им пользоваться, поэтому в документе важно обязательно учесть следующие параметры:
Входящие платежи:
- В календарь включаются даты и суммы всех ожидаемых поступлений: оплаты от клиентов, субсидии, арендная плата, получение кредитов.
- При прогнозировании поступлений лучше придерживаться пессимистичного сценария, ориентируясь на крайние даты по договорам, особенно если клиент имеет возможность рассрочки платежа. Это поможет избежать кассового разрыва в случае задержки оплаты со стороны клиента.
- Если предсказать дату поступления средств невозможно (например, в розничной торговле), можно использовать данные прошлых периодов или средний показатель поступлений из БДДС за месяц, разделенный на количество рабочих дней.
Исходящие платежи:
- В календарь включаются даты и суммы всех запланированных расходов: закупка материалов, зарплата, аренда, коммунальные услуги и т.д.
- Платежи необходимо ранжировать по степени важности и риску:
- Обязательные срочные: платежи, которые нельзя отложить (налоги, кредиты, зарплата).
- Обязательные несрочные: платежи, которые можно немного перенести по срокам (например, закупка материалов для производства).
- Остальные платежи: их сроки можно привязать к поступлению средств от клиентов.
Остаток на начало и конец периода:
Необходимо фиксировать остаток денежных средств на начало и конец дня, недели или месяца. При планировании расходов учитывайте условия договора с банком. Если по счету должен быть неснижаемый остаток, обязательно предусмотрите его в платежном календаре.
Календарь платежей также можно дополнить следующей информацией:
- Расчетные счета, через которые проходят платежи
- Названия контрагентов
- Названия проектов
- Статьи доходов и расходов
- Отметка платежей, которые нельзя перенести
Для крупных компаний со сложной системой финансовых потоков целесообразнее автоматизировать работу с платежным календарем (об этом поговорим чуть дальше). Кроме того, рекомендуется ввести регламент формирования платежного календаря. Это важный документ, который устанавливает четкие правила работы для всех сотрудников.
В регламенте необходимо зафиксировать:
- Ответственные лица и частота обновления календаря
- Источники информации о плановых поступлениях
- Порядок формирования заявок на платеж, их согласование и передача исполнителям для перевода денег
- Процедура контроля целесообразности платежа и действия в случае превышения лимита по бюджетной статье
- Приоритеты оплаты в случае недостатка средств
- Неснижаемый остаток на кассе и расчетных счетах
- График корректировки плановых цифр с учетом фактических данных
- Порядок проведения анализа отклонений, обобщения результатов и их передача заинтересованным лицам
Примеры платежных календарей в Excel и БИТ.ФИНАНС
Небольшие компании и ИП предпочитают использовать таблицы Excel для ведения платежного календаря. Обычно расчеты ведутся с детализацией по дням. В столбцах указываются даты, в строках – статьи расходов, имена контрагентов и номера договоров.
Скачать бесплатно
Заполнить таблицу можно двумя способами:
- В начале недели все данные вручную вносятся в таблицу и корректируются по мере необходимости. Формула сама рассчитывает общую сумму в строке с итогами.
- Использование реестра платежей. В нем перечисляются все денежные операции с указанием контрагента, даты и суммы. Затем, применяя функцию «Сводная таблица», формируется непосредственно платежный календарь. Далее необходимо настроить, какая информация отобразится в столбцах, а какая – в строках. Выбираем «Столбцы» для даты, «Строки» для вида операции, контрагента, названия операции и «Значения» для суммы.
У такого способа ведения платежного календаря есть свои недостатки: таблица не может автоматически рассчитать остаток на счете (положительный или отрицательный), это нужно делать вручную. Кроме того, сам процесс создания платежного календаря трудоемкий, и потребуется занять чье-то время – ваше или выделенного сотрудника.
Для больших объемов данных наиболее эффективно использовать специализированные сервисы, такие как БИТ.ФИНАНС. Программы для управления платежным календарем сокращают ручной труд и обеспечивают системный контроль на всех этапах учета, начиная с регистрации заявок в системе и заканчивая моментом оплаты.
Для создания платежного календаря в БИТ.ФИНАНС используется специальная обработка «Рабочее место казначея», доступная в разделе «Казначейство» – «Рабочее место казначея».
Программа создает платежный календарь на основе заявок о расходах и ожидаемых поступлениях. В него включается информация обо всех заявках, независимо от их статуса: согласованных, внесенных в реестр платежей, оплаченных (частично или полностью) и просроченных, но еще не оплаченных. Для каждого документа можно получить реквизиты и детализацию в отдельных столбцах: статью оборота, ЦФО, вид и назначение платежа, валюту, проект и т.д.
Одно из главных преимуществ БИТ.ФИНАНС – гибкость управления денежными потоками. Система позволяет эффективно распределять средства по различным юридическим лицам и банковским счетам, предотвращая возникновение проблем с ликвидностью.
Информация о поступлении и списании средств, а также остатки на начало и конец периода автоматически импортируются из БДДС. Запланированные платежи автоматически меняют статус после оплаты и перемещаются в раздел «Факт».
В платежном календаре пользователь может корректировать запланированные платежи: перенести сумму на другой день или счет, изменить ее размер или разбить на несколько частей (при уменьшении суммы автоматически создается новая платежная позиция).
«Рабочее место казначея» в БИТ.ФИНАНС упрощает процесс согласования и оплаты. Пользователь может отметить и переместить заявки в реестр для группового рассмотрения, а также автоматизировать создание платежных документов, что значительно экономит время казначея.
Система предупреждает о возможных проблемах с ликвидностью заранее: в платежном календаре появляется отрицательный остаток, отражающий состояние счетов компании с учетом запланированных расходов и поступлений.
ТОП-5 правил ведения платежного календаря
- Планируйте на краткий срок
Планирование платежей не должно быть затянутым процессом, охватывающим весь год. Лучше сосредоточиться на ближайшем месяце, так как долгосрочные прогнозы часто оказываются неточными. Период планирования зависит от специфики вашего бизнеса: чем больше операций и быстрее оборачивается капитал, тем более детальный план вам понадобится. - Соблюдайте максимальную точность
Недостаток средств на счете может привести к серьезным проблемам: нарушению отношений с партнерами, потере клиентов или конфликтам с налоговыми органами. Поэтому в платежном календаре необходимо отражать все запланированные расходы и доходы, не исключая даже мелкие транзакции. - Организуйте процесс обновления платежного календаря
Платежный календарь – это живой инструмент, который должен постоянно корректироваться по мере изменения ситуации. Важно не реже одного раза в неделю обновлять информацию о плановых расходах и доходах. - Проводите регулярный анализ
После каждого обновления платежного календаря необходимо провести анализ, чтобы убедиться, что запланированные операции не приведут к кассовому разрыву. Полезно настроить автоматический расчет остатка средств на конец каждого дня с выделением отрицательных значений. - Разработайте регламент по работе с платежным календарем
В нем должны быть четко определены: сроки обновления, ответственные лица, источники информации о доходах и расходах, критерии приоритетов при оплате кредиторов, правила контроля за целесообразностью каждого платежа, минимальный остаток средств на счете, порядок анализа отклонений от плановых расчетов и процедура передачи данных для дальнейшего анализа и принятия решений.
Заключение
Платежный календарь – это ключевой инструмент для обеспечения стабильной финансовой ситуации в компании. Он позволяет оперативно отслеживать расходы и гарантировать их соответствие утвержденному бюджету.
Несмотря на временные затраты, связанные с составлением платежного календаря, его использование принесет существенную экономию за счет минимизации рисков: блокировки банковских счетов, административных штрафов за просроченные платежи в бюджет и сотрудникам, а также пени по договорам.
Платежный календарь и БДДС – это разные инструменты, которые не всегда взаимосвязаны и могут функционировать независимо друг от друга.
На старте внедрения платежного календаря лучше всего начать с простого списка неоплаченных счетов и обязательств. Важно ежедневно работать с этим списком, чтобы придерживаться ритма.
Даже простой Excel может стать ценным помощником в организации данных. Для крупных компаний все же рекомендуется рассмотреть специализированные решения: автоматизация дает больше возможностей при управлении платежным календарем и исключает вероятность ошибки в расчетах.
