Руководитель любого предприятия знает о том, что главная задача его деятельности — рост и развитие компании с целью получения прибыли. Однако для этого необходимо строго контролировать все процессы, происходящие в организации, понимать методы управления фактами хозяйственной жизни и иметь возможность их измерять.
Зачем владельцу бизнеса нужен финансовый учет
Главная цель коммерческой компании — извлечение прибыли из своей деятельности, а для ее получения нужны три составляющих:
- понятный финансовый учет;
- рациональный анализ;
- грамотное планирование.
Финансовый учет, анализ и планирование — три основополагающих момента, на которых выстраивается прибыльный бизнес. Финансовые средства требуется подсчитывать, контролировать, анализировать, а на основе полученной информации принимать грамотные управленческие решения. Только так бизнес будет функционировать максимально эффективно.
Однако зачастую бизнесмены не знают о том, как вести финансовый и управленческий учет, а потому ориентируются лишь на бухгалтерский учет, требуемый лишь для формирования отчетности в госорганы. Такая ситуация возможна и допустима на первых этапах деятельности компании. Однако вполне может наступить ситуация, когда в организации происходит кассовый разрыв — деньги в кассе заканчиваются, а они нужны для оплаты расходов. И в таком случае бухучет никак не поможет, а справиться с проблемой можно через ведение финансового учета.
Финансовый, бухгалтерский и управленческий учет: в чем разница
В практике часто смешивают понятия финансового, бухгалтерского и управленческого учета. Из-за этого собственник не получает нужной картины по деньгам и ошибочно полагается только на бухгалтерскую отчетность.
- Бухгалтерский учет — это учет для государства и контролирующих органов. Его задача — корректно отражать операции в соответствии с законодательством и формировать регламентированную отчетность.
- Финансовый учет — это учет денег, обязательств и финансовых потоков компании для внутренних пользователей: собственников, директора, инвесторов. Он показывает, сколько денег есть, откуда они приходят и куда уходят.
- Управленческий учет — более широкий контур, который включает финансовый учет, учет затрат, проектов, подразделений и позволяет оценивать эффективность бизнеса в разрезе направлений.
Для принятия управленческих решений собственнику важны именно финансовый и управленческий учет. Они дают оперативную картину, помогают увидеть кассовые разрывы и планировать развитие компании на основе фактических данных.
Преимущества ведения финансового учета
При ведении финансового учета компания получает определенные преимущества, которые может использовать в своей деятельности.
Порядок в финансах
С помощью финансового учета можно привести в порядок все хозяйственные операции. Будет отсутствовать хаос в расходах, когда производится ежедневная запись всех затрат. Директор и собственники компании будут понимать, на что именно расходуются денежные средства, сколько их нужно в ближайшее время на расходы.
Любому бизнесу важен учет, поскольку он позволяет фиксировать каждую оплату поставщикам, любое поступление денег, каждые расходы по основным операциям деятельности. Важно не просто «записывать факты», а структурировать их по статьям доходов и расходов, проектам, контрагентам и центрам ответственности. Тогда руководитель видит не только общий остаток денег, но и понимает, какие направления приносят прибыль, а какие — «съедают» ресурсы.
Однако нужно учесть, что секрет качественного финансового учета заключается в регулярности его ведения. Нужно фиксировать все операции буквально каждый день. И чтобы не нарушать данное правило, следует делегировать обязанности. К примеру, можно определить конкретного сотрудника, который будет ежедневно вносить информацию в отчетные формы.
Анализ информации
При регулярном ведении финансового учета пользователи получают информацию по всем основным финансово-экономическим показателям. Их можно анализировать, и тогда легко понять, откуда приходят денежные средства и куда они направляются.
Ключевую информацию по операционной деятельности можно распределить следующим образом:
- анализ доходов с детализацией информации по основным клиентам;
- анализ расходов по основным затратным статьям;
- оценка прибыли по организации в целом или по конкретным проектам;
- рентабельность;
- сведения по возможным кассовым разрывам и иным рискованным ситуациям в области финансов.
Какие показатели должен видеть собственник
Грамотно выстроенный финансовый учет позволяет регулярно получать набор ключевых показателей, на основе которых принимаются управленческие решения:
- динамика выручки и валовой прибыли по направлениям бизнеса;
- структура постоянных и переменных расходов;
- прибыль и рентабельность по проектам, продуктам или клиентам;
- плановый и фактический денежный поток (Cash Flow);
- текущие и прогнозные кассовые разрывы;
- долговая нагрузка и график платежей по обязательствам.
Регулярный мониторинг этих показателей позволяет не «тушить пожары», а управлять бизнесом проактивно: вовремя оптимизировать затраты, корректировать планы продаж и инвестиции, пересматривать условия работы с ключевыми клиентами и поставщиками.
На основе результатов анализа информации можно понять, от каких клиентов поступает максимум прибыли, а потому на кого из них следует потратить больше времени и сил. Кроме того, можно проанализировать, каким образом распределяются затраты и есть ли возможность сократить очевидные издержки.
Через такой анализ появляется возможность увеличить прибыль, проводя его рациональными методами.
Планирование деятельности
Когда директор организации четко видит, сколько денег и на какие цели потребуется израсходовать, а также какие поступления можно ожидать, он может грамотно планировать деятельность и принимать стратегически выгодные и эффективные управленческие решения. Любое принимаемое им решение должно опираться на конкретные цифры, а не приниматься наобум.
Конечно, не получится предусмотреть всего при планировании деятельности. Однако когда доходы и расходы заранее планируются и проводится соответствующий анализ, у руководителя больше информации, которую он может использовать для управления компанией.
Автоматизация финансового учета
Как правило, многие начинающие компании для ведения финансового учета используют Excel. Его функций действительно может хватать на самом старте: таблицы позволяют составлять простой платежный календарь, учитывать доходы и расходы, фиксировать остатки.
Однако по мере роста бизнеса Excel быстро перестает быть удобным инструментом:
- сложно организовать одновременную работу нескольких сотрудников с актуальной версией файла;
- возрастает риск ошибок в формулах и ручных правок данных;
- невозможно оперативно контролировать права доступа и историю изменений;
- отчеты приходится собирать вручную, что отнимает время и снижает прозрачность данных;
- нет сквозной интеграции с банком, бухгалтерией, CRM и другими системами.
В этой связи многим руководителям и собственникам бизнеса уже на этапе активного роста компании требуется переходить от Excel к специализированным программам для ведения управленческого и финансового учета.
Например, БИТ.ФИНАНС позволяет не только вести учет, но и формировать управленческую отчетность, которая напрямую отвечает на вопросы собственника: сколько сейчас денег доступно, какие поступления и выплаты ожидаются, какие проекты приносят максимальную прибыль, где возникают кассовые разрывы.
Решение автоматизирует ключевые процессы финансового и управленческого учета: платежный календарь, согласование заявок на расходы, план-фактный анализ, бюджетирование, управленческий баланс и отчеты о движении денежных средств. Это помогает перейти от хаотичного учета к системному управлению финансами на базе единой информационной системы.
Вы можете заказать бесплатную демонстрацию всех возможностей программы: свяжитесь с нашими специалистами в вашем городе или оставьте заявку на сайте.
