Бюджетирование проекта: оценка, методы и системы контроля

Каждый проект начинается с продуманного бюджета, который детально описывает все необходимые траты для успешной реализации намеченного. Без четкого финансового плана возрастает вероятность столкнуться с непредвиденными расходами, что может негативно сказаться на прибыли компании.

В случае отклонений руководителю проекта или финансовому директору необходимо уметь корректировать затраты и оценивать вероятность финансовых рисков. Из статьи вы узнаете, как в этом помогает бюджетирование, как правильно оценить стоимость проекта, а также с чего начать создание бюджета проекта и как его контролировать.

Что такое бюджет проекта и почему он важен

Бюджет проекта – это детальный план доходов и расходов, необходимых для его успешного выполнения. Он указывает, как будут распределены финансовые средства, связанные с выполнением задач, мероприятий и приобретением необходимых материалов. 

Бюджет реализации проекта позволяет контролировать расходы и сравнивать фактические затраты с запланированными, а также держать в курсе все заинтересованные стороны.

Есть несколько причин, почему важно вести бюджет проекта:

• Бюджет отражает план выполнения задач и затраты на них, предоставляя четкую картину продвижения проекта.
• Бюджет подтверждает целевое использование средств, что повышает шансы на получение финансирования от заинтересованных лиц.
• Планирование расходов позволяет команде сосредоточиться на выполнении задач, избавляя от необходимости постоянного поиска и распределения ресурсов.
• Анализируя фактические расходы по завершенным этапам проекта, можно более точно прогнозировать будущие затраты и оптимизировать бюджет.

Проекты могут иметь разные типы бюджетов. Выбор зависит от того, насколько планируемые доходы и расходы подлежат изменению после утверждения бюджета.

Фиксированный бюджет не подлежит корректировке после одобрения. Такой подход часто используется в государственных проектах, где средства выделяются на конкретные задачи с жесткими ограничениями.

Гибкий бюджет позволяет адаптироваться к меняющимся условиям рынка. Если, например, прежний поставщик прекратил работу, компания сможет найти нового и внести соответствующие изменения в бюджет.

Комбинированный бюджет представляет собой сочетание фиксированных и гибких элементов. Компания может иметь общую фиксированную сумму, но при этом свободно распределять ее внутри проекта в зависимости от потребностей.

Составляющие бюджета проекта

Бюджет проекта формируется на основе соглашений с заказчиком и состоит из доходов и расходов, которые планируются с учетом сроков, установленных в договорах. 

Доходы формируются из различных источников: оплата за услуги, реализация товаров, а также внутренние выгоды, полученные в результате реализации проекта. Например, при внедрении новой системы обучения внутри компании, доходом будет являться экономия на затратах по найму персонала или сокращение расходов на адаптацию новых сотрудников.

Расходы – это все финансовые ресурсы, которые необходимо потратить для достижения целей проекта. Они могут быть как прямыми (например, оплата труда, закупка материалов), так и косвенными (аренда офиса). Расходы классифицируются по различным критериям: операционные, управленческие, накладные, резервы на непредвиденные расходы.

• Операционные расходы – затраты на приобретение ресурсов, необходимых для выполнения задач (например, материалы, инструменты), расходы на оплату услуг сторонних организаций и т.д.
• Управленческие расходы связаны с управлением проектом и его функционированием, но не привязаны к конкретным задачам (организация и контроль над проектами, обучение и сертификация персонала, командировки, обслуживание и использование оборудования).
• Накладные расходы или косвенные издержки не относятся к конкретному проекту, но являются частью производственного процесса. Обычно компания решает сама, что включать в накладные расходы. Это могут быть, например, маркетинговые расходы, юридические услуги, расходы на офисные материалы, телефон и интернет.
• Резерв на непредвиденные расходы необходим для учета возможных отклонений в стоимости проекта, рассчитывается индивидуально для каждой вероятности риска, а не как единый процент от стоимости или выручки.

Оптимизация расходов – одна из ключевых задач проектного менеджера. От ее успешности зависит реализация всего проекта. Для снижения затрат можно корректировать цели проекта, менять сроки выполнения работ и пересматривать технические требования.

Пошаговая разработка бюджета проекта

Этапы формирования бюджета проекта

Разберем 10 шагов, которые необходимо выполнить для реализации утвержденного проекта. 

Шаг 1. Определяем заинтересованные стороны

Заинтересованные лица, или стейкхолдеры – это лица, которые получат выгоду от проекта или будут с ним связаны. Чтобы получить информацию обо всех заинтересованных сторонах, руководитель проекта, например, может провести интервью с представителями клиента.

Шаг 2. Составляем план и собираем требования к проекту

Прежде чем планировать затраты, необходимо определить этапы и задачи, которые необходимо выполнить в рамках проекта. В итоге должен получиться примерный план работ с требованиями к результату и пониманием, какой это будет бюджет – гибкий, фиксированный или комбинированный.

Шаг 3. Оцениваем ресурсы и сроки работ

В зависимости от требований необходимо оценить ресурсы для реализации проекта. Это могут быть разработчики, программисты, серверная инфраструктура, лицензии на программное обеспечение. Нет необходимости оценивать реальные затраты. Просто составьте список всего, что потребует расходов, и обсудите с участниками команды, сколько времени займет выполнение той или иной задачи.

Шаг 4. Исследуем рынок

Чтобы найти подходящих поставщиков ресурсов для проекта, важно изучить рынок, сравнить различные предложения и определить средние цены. При выборе компаний-подрядчиков также необходимо учитывать не только стоимость работ, но и их надежность.

Шаг 5. Определяем и оцениваем риски

Чтобы учесть потенциальные непредвиденные издержки в бюджете, важно провести тщательный анализ рисков. К примеру, в ходе реализации проекта вступил в силу новый закон, обязывающий проводить аттестацию рабочих мест.

Шаг 6. Оцениваем бюджет проекта

Процесс определения стоимости работ и формирования на этой основе бюджета проекта называют бюджетированием. Чтобы выяснить, сколько денег потребуется, необходимо пройтись по списку ресурсов и оценить стоимость каждого пункта. На этом же этапе рассчитывается норма доходности для внутренних проектов и маржинальность для внешних проектов. Также закладываются резервы на возможные риски.

Читайте также: Построение бюджетирования на предприятии

Шаг 7. Утверждаем бюджет проекта

После того как бюджет разработан, потребуется получить официальное согласие от руководства, однако не менее важно утвердить его со всеми ключевыми лицами, участвующими в проекте и финансовой службой.

Шаг 8. Разрабатываем порядок изменения бюджета

Если заказчик отказался от части услуг или поставщик материалов сменился прямо в ходе выполнения работ, необходимо вести контроль изменений бюджета – сроков, работ и их стоимости. Для этого достаточно разработать для команды порядок внесения изменений в бюджет. Например, создать форму запроса на изменения и уведомлять об обновлениях всех заинтересованных лиц.

Шаг 9. Контролируем бюджет исполнения проекта

Следите за разницей между запланированными затратами и фактическими – так вы сможете быстрее определить причины отклонений. К примеру, предвидеть, что объем работ придется увеличить или что на проект может потребоваться больше денег. Если контролировать бюджет не ситуативно, а регулярно, будет достаточно времени, чтобы его скорректировать и уложиться в план.

Для отслеживания бюджета можно использовать различные программы или специальные системы бюджетирования: от простых Excel-таблиц до визуализации проекта на план-графике в 1C или БИТ.ФИНАНС.

Шаг 10. Анализируем отчет по бюджету проекта

При анализе оценивается, что было сделано хорошо, а что не очень. Убедитесь, что факт по расходам верно отражен в отчете, и сохраните его в архиве – может пригодится при составлении бюджетов для будущих проектов.

Виды бюджетов по стадиям проекта

Оценка и расчет бюджета проекта

Есть много методологий, с помощью которых можно рассчитать стоимость проекта: традиционные финансовые, качественные и вероятностные методы формирования бюджета. На практике обычно используют следующие:

1. Снизу вверх. План работ в этом методе оценки достаточно детализирован. Сначала оцениваются затраты на задачи по отдельности и потом из них складывается оценка работы всего проекта.
2. Сверху вниз. В этом методе сначала устанавливают общий бюджет, а потом сумму распределяют на отдельные задачи. Происходит это, когда на проекте нет детализации по работам и задачам, то есть чаще всего это первичная, приблизительная оценка.
3. По аналогии. Подходит для создания типовых проектов, в которых схожи перечень работ и ресурсов, оценка сроков, описание результата. В этом методе берется сверстанный бюджет предыдущего проекта и адаптируется под новые данные. При оценке по аналогии нужно проверить цены на работы и оборудование: они могли сильно измениться после завершения последнего похожего проекта.
4. Экспертная (параметрическая) оценка. Для определения объема работ, сроков и стоимости проекта рекомендуется заручиться мнением специалистов из разных областей. Такой анализ позволит установить цену, соответствующую рыночным реалиям. Слишком завышенная или заниженная стоимость проекта может вызвать сомнения у заказчика.
5. Взвешенная трехточечная оценка. Метод предполагает определение стоимости бюджета проекта в трех сценариях: самом благоприятном, самом неблагоприятном и наиболее реалистичном, а затем рассчитывается средневзвешенное значение.

Системы бюджетирования проектов

Чтобы проект не вышел за рамки утвержденного бюджета, важно постоянно контролировать расходы, как текущие, так и будущие. Чтобы быстро понять состояние проекта, достаточно рассчитать 4 показателя:

1. Cost Variance (отклонения бюджета) = Earned Value (освоенный объем) - Actual Cost (фактические расходы)
2. Cost Performance Index (отдача вложений) = Earned Value (освоенный объем) / Actual Cost (фактические расходы)
3. Schedule Variance (отклонения в расписании) = Earned Value (освоенный объем) - Planned Value (плановая стоимость)
4. Schedule Performance Index (укладывается ли в сроки) = Earned Value (освоенный объем) / Planned Value (плановая стоимость)

Пример бюджета проекта в Excel

Excel – самый распространенный инструмент для управления бюджетом проектов, поскольку он доступен и прост в использовании. Если у вас небольшая компания и вы только учитесь управлять проектами и бюджетами, Excel действительно может облегчить этот процесс. Для удобства в документ можно включить название проекта, руководителя проекта и дату начала, а также список задач с указанием трудозатрат, материальных затрат и постоянных расходов.

Однако когда дело доходит до сложных сценариев преобразования данных в Excel, это может отнимать много времени. Из самых распространенных причин отказа от Excel выделяют:

• Высокая вероятность ошибок из-за того, что много данных приходится вводить вручную. В результате поиск ошибок может превратиться в сложную и длительную задачу.
• Повышенный риск безопасности. Большинство компаний не защищают свои электронные таблицы паролем, что делает их более уязвимыми к утечкам и взломам.
• Непригодность для совместной работы. Excel не позволяет нескольким пользователям работать над одной электронной таблицей в режиме реального времени. Для компаний с большим количеством офисов или отделов контролировать версии также становится проблематично.
• Недостаточная гибкость. Из-за отсутствия гибких отчетов Excel не подходит для управления проектами в крупных интегрированных структурах. Часто такие можно встретить в строительной отрасли, где проследить движение финансов особенно сложно.

Управление бюджетом проекта в БИТ.ФИНАНС 

Бюджетирование проекта удобно автоматизировать в БИТ.ФИНАНС. Решение помогает осуществлять мониторинг финансового здоровья проекта на всех этапах от планирования до завершения. Приведем некоторые инструменты контроля, заложенных в систему.

Справочник «Проекты»

При планировании и контроле расходов важно привязывать данные к конкретному проекту. Для этого в БИТ.ФИНАНС существует специальная аналитика бюджетирования – «Проекты», которая позволит генерировать отчеты по всем проектам в целом или сосредоточиться на данных только одного проекта.

Справочник «Бюджеты»

Справочник «Бюджеты» позволяет распределять денежные потоки на различные сценарии с учетом проекта и создавать неограниченное количество бюджетов.

Набор и структуру бюджетов, в том числе состав статей пользователь может разработать самостоятельно. Для каждого проекта в системе создается отдельный документ «Форма ввода бюджета», в котором можно планировать расходы, сделать предварительную оценку затрат и управлять бюджетом проекта.

Документ «Распределение бюджета»

В БИТ.ФИНАНС есть возможность распределять затраты, а также любую другую информацию из базы данных, по различным категориям или группам. Таким образом, в бюджет проекта не попадут лишние статьи расходов.

Бюджет доходов и расходов (БДР)

Финансовая прозрачность проекта достигается с помощью детального анализа доходов и расходов, представленного в Бюджете доходов и расходов (БДР). Этот инструмент позволяет не только оценить рентабельность проекта, но и проанализировать множество рисков и внешних факторов, которые могут повлиять на его финансовое состояние. БДР учитывает как колебания цен на ресурсы, инфляцию и валютные курсы, так и внутренние изменения, например, пересмотр требований заказчика или возникновение технических проблем.

Бюджет движения денежных средств (БДДС)

Главная цель этого отчета – дать ответы на важные вопросы: сколько денег будет доступно для реализации проекта, а также источники поступления этих средств.

Работа с задачами

Этапы работы над проектом разбивают на задачи, чтобы отслеживать ход проекта в режиме реального времени. В БИТ.ФИНАНС можно создать задачу с информацией о том, кто и что должен сделать на данном этапе. Исполнитель может определяться персонально (Иванов И.А.) или с учетом роли (руководитель отдела продаж).

Список всех задач можно просмотреть через раздел «Управление процессами» – «Задачи». Для удобства просмотра можно установить отбор по автору, по исполнителю, просматривать только выполненные, задачи по определенному процессу или все задачи, а также указать интервал дат по дате записи задачи.

Эффективность управления трудозатратами будет выше, если использовать БИТ.ФИНАНС совместно с полноценным трекером задач.

Визирование бюджета

По команде «Согласование» система запустит автоматическое согласование бюджета ответственными лицами компании – менеджерами, руководителями подразделений или ЦФО и т.п. Инструмент также определит, соответствует ли бюджет проекта бюджету верхнего уровня и, при необходимости, вернет на корректировку.

Установка контрольных значений

При реализации проекта важно контролировать затраты в соответствии с утвержденным бюджетом. Для установки значений, по которым будут контролироваться суммы расходов, в системе предназначен документ «Установка контрольных значений».

Документ «Корректировка бюджета»

Бюджет проекта – динамичный документ, который нуждается в постоянной корректировке на протяжении всего его жизненного цикла. Документ «Корректировка бюджета» нужен для внесения изменений в утвержденные бюджеты организаций (например, с целью исправления ошибки).

Отчет «План-фактный анализ»

Отчет предназначен для сравнения и анализа плановых (в соответствии с бюджетом) и фактических (в соответствии с реальными хозяйственными операциями) данных. Помимо анализа плановых и фактических объемов, отчет также отображает начальные и конечные остатки по всем счетам бюджетирования, которые были определены для выбранного бюджета в справочнике «Бюджеты».

Анализ причин расхождений бюджета

Инструмент показывает причины отклонений между плановыми и фактическими данными в разрезе статей, проектов, ЦФО и других аналитик. В отчете предусмотрен вариант с выводом текстового описания по каждому отклонению.

Ошибки при расчете бюджета и как их избежать

Ошибка 1. Составлять бюджет «на глаз»

Как избежать: Бюджет должен содержать как можно более детальную информацию по затратам. Каждый запланированный расход должен быть логически обоснован и иметь четкую связь с конкретным мероприятием или задачей проекта.

Ошибка 2. Завышать стоимость работ

Как избежать: При планировании затрат необходимо изучить актуальные предложения на рынке, проанализировать цены от различных поставщиков и включить в бюджет наиболее точную стоимость. Бюджет должен быть сбалансированным, чтобы избежать как дефицита, так и излишних расходов.

Ошибка 3. Ставить нереальные сроки реализации проекта

Как избежать: Брать в расчет негативный сценарий и учитывать все возможные статьи расходов, чтобы реалистично оценить суммы и сроки.

Ошибка 4. Не контролировать расходы

Как избежать: Важно помнить, что цель бюджета – это не просто тратить деньги, а эффективно инвестировать их для достижения конкретных результатов и показателей.

Делайте это в бумажном или в электронном виде, например, в таблице Excel или системе БИТ.ФИНАНС, фиксируя все траты на реализацию проекта в соответствии с его планом.

Ошибка 5. Не иметь письменного варианта бюджета

Как избежать: Бюджет должен быть понятным и доступным всем участникам проекта, а также сопровождаться подробной документацией. Необходимо согласовать ее с клиентом и другими финансирующими организациями, а также проводить регулярный контроль и аудит расходов. Отчетность о ходе реализации проекта и использовании бюджета должна быть прозрачной и полной.

Ошибка 6. Не включать в бюджет расходы до или после завершения проекта

Как избежать: Если услуги (например, аренда, связь) были оплачены заранее на весь год, то можно включить в бюджет часть этих расходов, соответствующую сроку реализации проекта.

Ошибка 7. Несвоевременность корректировки сметы

Как избежать: Необходимо предусмотреть возможность корректировки расходов, перераспределения ресурсов в зависимости от изменяющихся приоритетов и наличия резервных фондов для покрытия неожиданных расходов.

Ошибка 8. Отсутствие системы контроля исполнения бюджетов

Как избежать: Для повышения эффективности финансового планирования стоит рассмотреть применение гибких бюджетов и скользящего бюджетирования. Это позволит сравнивать фактические показатели не с жестким, неизменным планом, а с пересчитанным на основе реальных объемов выручки бюджетом.

Заключение

Бюджет – это детальный план финансовых затрат, охватывающий все аспекты проекта: выполнение задач, закупку ресурсов и организацию мероприятий. Он не только определяет общую сумму расходов, но и распределяет ее между отдельными элементами проекта.

Бюджет играет важную роль в получении финансирования, поскольку он демонстрирует прозрачность использования средств и позволяет заинтересованным сторонам оценить целесообразность инвестиций.

БИТ.ФИНАНС — универсальное решение, позволяющее формировать операционные и мастер-бюджеты по проектам (БДР, БДДС, ББЛ). Благодаря применению многоуровневой структуры бюджетирования, поддержке мультивалютных расчетов, распределению бюджетных средств по временным интервалам и встроенным механизмам контроля исполнения бюджета, организации получают возможность эффективно руководить своими проектами и реализовывать намеченные стратегические цели.