Описание проекта
До внедрения роботов в сети магазинов «Подружка» процесс отражения и проверки розничных продаж был полностью ручным и трудоемким. Бухгалтер ежедневно загружал отчёты о продажах из внешней системы в 1С и проверял полноту документов по каждому магазину. Все ошибки и расхождения, например, отсутствие отчета из-за незакрытого дня, некорректные ставки НДС, неуказанные реквизиты, бухгалтер устранял самостоятельно. Формирование и отправка электронных счетов-фактур также осуществлялись вручную: сначала выставлялись ЭСФ по продажам, затем — по возвратам. Все это отнимало у сотрудника значительное время — 1,5-2 часа в день, могло приводить к ошибкам и отвлекало от других процессов.
Поэтому в рамках оптимизации процессов руководство компании приняло решение автоматизировать эти задачи и обратилось к ведущему IT-интегратору в Алматы – в компанию «Первый Бит».
Для решения поставленных задач была выбрана платформа PIX RPA — современное решение, которое обеспечивает безопасную, гибкую и быструю интеграцию с учётными системами, которое подходит для автоматизации рутинных операций и легко адаптируется под изменяющиеся бизнес-процессы.
Сначала специалисты Первого Бита провели интервью и анализ всех процессов. Далее было сформировано и согласовано техническое задание. После приступили к разработке, в рамках которой была подготовлена инфраструктура и доступы, создан и протестирован программный робот, настроена интеграция с бизнес-системами заказчика.
Отчёт по розничным продажам. Что делает робот:
- По расписанию собирает отчеты о продажах из всех учетных систем (ОФД, внешняя система учета продаж, 1С:Бухгалтерия для Казахстана).
- Проверяет наличие и корректность документов по каждому магазину.
- Выполняет обмен данными и сверяет данные между системами.
- При обнаружении ошибок уведомляет ответственных сотрудников.
- Отправляет итоговый отчет на электронную почту.
Отправка ЭСФ. Что делает робот:
- Ежедневно по расписание заходит и авторизуется в 1С:Бухгалтерия для Казахстана.
- Формирует ЭСФ на основании выданных счетов фактур по розничным продажам за заданный период.
- Отправляет ЭСФ на сервер ИС ЭСФ с использованием ключа ЭЦП.
- Формирует ЭСФ на основании СФ по возвратам ТМЗ от покупателей.
- Отправляет ЭСФ на сервер ИС ЭСФ с использованием ключа ЭЦП.
- Фиксирует статус успешной отправки либо ошибок.
Все процессы запускаются по расписанию без ручного вмешательства, результаты работы сопровождаются автоматическими отчетами и оперативно доставляются ответственным сотрудникам.
Теперь, благодаря роботизации процессов, бухгалтеру не нужно вручную формировать, сверять и оправлять данные — всю рутину берет на себя робот. В результате процессы стали точнее, прозрачнее и быстрее — в среднем у робота на них уходит 20 минут. Бухгалтер получил эффективный инструмент для мониторинга операций.
Генеральный директор ТОО "Табер Трейд КЗ"
