Автоматизация бизнес-процессов: цели, задачи, этапы внедрения

Автоматизация бизнес-процессов: что это значит?

Автоматизация бизнес-процессов предприятия — упрощение, оцифровка при помощи программного обеспечения. Большая часть процессов бизнеса универсальна, например: расчёт зарплаты, учёт задач, адаптация сотрудников и т.д. Но есть и индивидуальные необычные формы работы, которые присущи только вашему бизнесу. К таким можно отнести тип затрат, суммы закупок и объёмы. Автоматизация управления бизнес- процессами организации поможет:

• Оптимизировать выполнение поставленных задач. Программа поможет назначить ответственного, установить сроки для каждого процесса, при этом экономится время на лишние согласования;
• Поможет избежать ошибок, которые часто являются последствием человеческого фактора, такого как невнимательность, забывчивость и т.д.
• Упростить процесс работы и ускорить его. Уменьшая количество задач, которые необходимо было бы выполнить вручную. А также сделать работу более понятной каждому менеджеру.
• Сделать обработку и хранение информации более безопасными. Такой информацией могут быть личные данные клиентов, сотрудников, контактные данные, покупки и т.д.
• Сделать процесс работы бизнеса более прозрачным. Руководитель может просмотреть отчёты по сотрудникам, прибыли, продажам.

Автоматизация бизнес-процессов предприятия: какие задачи она решает?

Автоматизация бизнес-процессов компании является важным шагом для повышения эффективности и конкурентоспособности бизнеса. Автоматизация бизнес процессов позволит решить задачи:

1. Увеличение производительности. Автоматизация позволяет ускорить выполнение рутинных операций и минимизировать временные затраты, что в свою очередь увеличивает общую продуктивность сотрудников.
2. Сокращение ошибок. Человеческий фактор является одной из основных причин ошибок в бизнес-процессах. Автоматизация уменьшает вероятность ошибок, связанных с ручным вводом данных, а также снижает риски недоразумений и несоответствий в документации.
3. Экономия ресурсов. Системы автоматизации помогают оптимизировать использование ресурсов, включая время, деньги и трудозатраты. Эффективное управление ресурсами снижает издержки, что положительно сказывается на рентабельности бизнеса.
4. Повышение качества обслуживания клиентов. Системы автоматизации улучшают взаимодействие с клиентами, позволяя быстрее обрабатывать запросы и заказы. Это повышает удовлетворенность клиентов и способствует формированию долгосрочных отношений, что в свою очередь может повысить лояльность и повторные покупки
5. Долгосрочное планирование и стратегия. Системы автоматизации помогают собирать и анализировать данные, что важно для долгосрочного планирования. Основываясь на достоверной аналитике, компании могут выстраивать эффективные стратегии и предсказывать будущие тенденции, что составляет основу для достижения устойчивого роста и развития.

Цели автоматизации основных бизнес-процессов

В современном мире, где скорость и эффективность являются ключевыми факторами успеха, автоматизация бизнес-процессов становится неотъемлемой частью стратегии многих компаний. Но какие конкретные цели могут быть достигнуты, внедряя автоматизацию? Давайте разберемся, как автоматизация может преобразовать ваш бизнес и помочь ему процветать.

Увеличение скорости выполнения задач

Одной из главных целей автоматизации бизнес-процессов компании является сокращение времени, необходимого для выполнения рутинных операций. Внедряя автоматизацию бизнес-процессов, компании могут значительно ускорить выполнение задач, позволяя своим сотрудникам сосредоточиться на более важных инициативах и улучшить отклик на запросы клиентов.

Повышение точности и уменьшение ошибок

Ручной ввод данных часто сопровождается ошибками. Оптимизация бизнес-процессов позволяет устранить человеческий фактор, что приводит к повышению точности данных.

Снижение затрат и оптимизация ресурсов

Системы автоматизации бизнес-процессов способствуют более рациональному использованию ресурсов — времени, труда и финансирования. За счет оптимизации бизнес-процессов компании могут сократить операционные расходы, что в конечном итоге увеличивает прибыль.

Внедрение автоматизации бизнес-процессов — это не просто тренд; это стратегический подход, позволяющий компаниям эффективно работать в условиях высокой конкуренции. Установив четкие цели автоматизации бизнес-процессов, вы сможете создать более продуктивную, гибкую и прибыльную организацию. Если вы еще не рассматривали автоматизацию как часть своей стратегии, сейчас самое время начать!

Этапы автоматизации бизнес-процессов предприятия

Внедрение системы автоматизации бизнес-процессов организации проходит через семь ключевых этапов:

1. Постановка целей и задач. Этот этап осуществляется топ-менеджерами организации. Важно провести анализ текущих проблем, таких как потеря данных или документов, ошибки сотрудников и отсутствие единого регламента в работе. Менеджеры должны сформулировать задачи, которые необходимо решить с помощью автоматизации, и определить бизнес-процессы, которые могут быть оптимизированы.
2. Выбор и описание бизнес-процессов. На этом этапе необходимо определить, какие процессы и операции требуют автоматизации. Это может включать в себя описание конкретных задач и функций, которые программа должна выполнять для повышения эффективности работы.
3. Подбор решений. Нужно разработать возможные варианты автоматизации бизнес-процессов, такие как автоматическая отправка коммерческих предложений клиентам, управление задачами и другими процессами. Важно, чтобы выбранные решения соответствовали нуждам бизнеса и помогали в решении конкретных задач.
4. Создание технического задания. Этот этап включает написание технического задания, которое может быть выполнено штатным программистом или привлеченной внешней компанией. Техническое задание должно четко отражать требования и ожидания от автоматизированной системы.
5. Выбор программного продукта. На этом этапе необходимо тщательно подойти к выбору программного продукта. Он должен соответствовать всем необходимым требованиям сотрудников и поддерживать различные сервисы, такие как маркетинговые, бухгалтерские и аналитические инструменты. Одним из прекрасных решений по автоматизации бизнес процессов будет внедрение ERP-системы.
6. Тестирование программного обеспечения. Перед полной реализацией нового решения лучше всего сначала протестировать его на небольшой группе сотрудников. После установки и оценки работы программы у нескольких менеджеров, если система соответствует ожиданиям, подключают остальных сотрудников.
7. Обучение персонала. Важно подготовить инструкции и чек-листы для обучения сотрудников, чтобы гарантировать, что все знают, как работать с новой системой. При необходимости организуются дополнительные тренинги и корректировка процессов на основе обратной связи от пользователей.

Есть два способа внедрения системы автоматизации бизнес-процессов предприятия: самостоятельно или с вендором.  Рассмотрим второй вариант, поскольку он поможет вам сократить время на внедрение проекта по автоматизации процессов, а также поможет избежать ошибок.

Этапы внедрения автоматизации бизнес-процессов

Первая встреча

В начале процесса проводится встреча, которая обычно занимает около получаса. В ходе беседы наши специалисты смогут оценить, какая система автоматизации Вам подходит больше всего, а Вы сможете определить, насколько удобно вам работать с нашей командой. На этой встрече будет продемонстрирован продукт и даны ответы на все возникшие вопросы.

Уточнение деталей для составления технического задания

На этом этапе, который включает в себя целый день, происходит выяснение всех необходимых деталей для создания технического задания. Специалисты проводят интервью с сотрудниками компании и изучают текущие процессы. Если у вас еще нет системы регламентации, мы можем помочь в разработке проекта автоматизации бизнес-процессов. Внедрение автоматизации способствует созданию более гибких и динамичных процессов в вашей компании.

Внедрение системы автоматизации бизнес процессов предприятия

Этот этап длится от 4 дней. После завершения всех необходимых регламентов и подготовки технического задания наши специалисты переходят к внедрению системы автоматизации. Это самый объемный этап, который включает настройку справочников, планировщика, раздела задач, воронки продаж, управление лидами, мониторинг достижений, интеграции, заполнение шаблонов и настройку доступа.

Тестирование

После завершения внедрения проводится тщательная проверка системы. Мы сопоставляем фактическое поведение системы с вашими ожиданиями. Если обнаруживаются несоответствия, они устраняются до того, как система будет окончательно запущена.

Обучение сотрудников

Проводится обучение сотрудников работе с новой системой. Мы также осуществляем контроль за правильностью выполнения задач и обеспечиваем поддержку на этом этапе.

Заключительный этап

В завершение обсуждаются вопросы, касающиеся необходимого сопровождения вашей компании. Мы готовы помочь вам на каждом шаге, обеспечивая надежную поддержку после внедрения.

Эти этапы помогут вам успешно внедрить автоматизацию процессов и значительно повысить эффективность работы вашего бизнеса.

Заключение

Автоматизация основных бизнес-процессов становится необходимым шагом для компаний, стремящихся повысить свою эффективность и конкурентоспособность в быстро меняющемся рынке. Несмотря на существующие риски и потенциальные ошибки, правильный подход к внедрению автоматизации и оптимизации бизнес-процессов может значительно улучшить качество работы и оптимизировать ресурсы.

Следуя четким этапам внедрения с нашими специалистами, анализируя текущие процессы и активно вовлекая сотрудников, вы можете не только избежать распространенных проблем, но и достичь значительных результатов в повышении производительности и снижении затрат. Система автоматизация становится инструментом, позволяющим компаниям адаптироваться к изменениям, оптимизировать взаимодействие с клиентами и достигать своих стратегических целей.